Cosa significa digitalizzare un’Impresa?

Sii sincero… Quante volte hai già sentito parlare di digitalizzare l’Impresa?

Non mi dire che non ti sei fermato a leggere almeno una volta negli ultimi anni, di questa oscura operazione che porterebbe oltre ad economie di scala, importanti incrementi di produttività, anche del 30/50%.

Eppure se oggi stai cercando in rete qualche informazione in più, è evidente che a parte il titolo di questo argomento, non ti è stato possibile capire che cosa ci sia esattamente dietro.

E allora te lo dico molto, ma molto più semplicemente di chiunque altro te lo possa aver spiegato fin qui:

Non esiste un servizio sul mercato che digitalizzerà la tua Impresa per te. Questo perchè la digitalizzazione non è un servizio ma un processo, e come tale non può che partire da te.

Digitalizzare la tua impresa può cambiare radicalmente i risultati del tuo business, ma ti obbligherà a rivedere molte procedure e creerà un iniziale malumore tra molti dei tuoi Collaboratori, perchè vi porterà a cambiare buona parte delle vostre abitudini lavorative quotidiane.

Digitalizzare è ormai, oltre che un must per chi vuole competere in un mercato così serrato come quello di oggi, tornare a mettere in discussione buona parte della propria filiera di business.

Significa fare un’elenco dei singoli movimenti fisici e dei ragionamenti che tu Imprenditore e tutti i tuoi Collaboratori, compiete dal mattino quando varcate la porta dell’azienda… fino alla sera, quando girate la chiave della serratura (e anzi, tecnicamente non finirebbe qui).

Significa rimettere in discussione il modo di fare le cose, cercando per ciascuno degli step legati ai tuoi workflow (processi di lavoro) quella tecnologia che ti permetta di fare ciò che fino ad oggi impiega dieci minuti… in uno.

Perchè molto banalmente, se c’è anche solo una operazione che dura un minuto, e che tra te e il tuo entourage, svolgerete per 25 volte al giorno, significa che:

50″ risparmiati x 25 volte al giorno x 8 persone = recuperare 3 ore al giorno, ovvero 7,5 giorni di lavoro al mese.

Ti faccio un esempio talmente basico che non puoi essere in disaccordo: la gestione della carta e di tutti i documenti che tu e il tuo staff movimentate? PENSACI UN MOMENTO.

Quello della carta è soltanto uno dei temi… perchè potremmo anche citare:

• l’area di produzione (pensa ad una dashboard integrata di monitoraggio della produzione)

• l’efficienza della logistica (geolocalizzazione dei mezzi e servizi accessori annessi)

• gli spostamenti e le trasferte commerciali (videoconference, comunicazioni telefoniche, condivisione documentale e telelavoro da remoto)

• Comunicazione commerciale e procacciamento nuovi clienti (piattaforme di web marketing automatizzato)

E potremmo andare avanti con gli esempi…

Ma nel manuale delle giovani marmotte digitali, sono inclusi anche servizi che stai già usando… come:

• posta elettronica e pec

• trasferimento di documenti in ftp

• accessi in virtual desktop

• fax virtuale su mail

• fatturazione elettronica

Questi sono già strumenti che sono parte integrante del processo di digitalizzazione della tua impresa.

Consigliarti il punto dal quale iniziare mi è davvero difficile, perchè come puoi facilmente immaginare dipende da caso a caso.

Però voglio lasciarti uno spunto riflessivo in modo che nei prossimi giorni tu possa iniziare a guardare i processi della tua azienda con un occhio critico, e farti qualche prima domanda sul come determinate operazioni quotidiane possano essere snellite e di conseguenza, come sia possibile introdurre un risparmio economico e di tempo adottando qualche primo accorgimento digitale.

Ricorda, gli obiettivi di ogni step del tuo processo di digitalizzazione devono essere 3:

1: Risparmio economico

2: Aumento della produttività

3: Incremento della sicurezza

Se volessimo fare un semplice esempio in tal senso, potremmo tornare al succitato tema della tua gestione documentale.

Se oggi sei ancora abituato a gestire una notevole quantità di carta e archiviarla in modo tradizionale, hai un server in sede e lì risiedono tutti i dati aziendali, è facile immaginare quanto spreco si possa trovare tra:

• costi ripetuti di gestione del server (acquisto, manutenzione, raffreddamento eccetera)
• rischi legati alla fisicità degli apparecchi e a possibili guasti e perdite di dati
• operatività umana del tuo personale d’ufficio (reperimento, movimentazione dei documenti e rischi di perdita e danneggiamento annessi)

L’approccio digitale in questo ambito potrebbe consistere nel virtualizzare all’esterno una parte o la totalità dei tuoi server, rendendo accessibili i dati con gradi gerarchici differenziati per ciascun utente e potendovi accedere da qualsiasi luogo grazie ad una connessione internet, anche da mobile.

Aumenteresti la sicurezza dei tuoi dati appoggiandoti a strutture cloud certificate che creano copie sicure di tutto il tuo materiale documentale, minimizzando i costi di mantenimento della tua infrastruttura informatica e ottimizzando le operazioni quotidiane del tuo Staff.

Potresti contare su costi finalmente scalabili in funzione delle tue necessità del momento, liberandoti da quel genere di investimenti che ti obbligano a prevedere le tue necessità future e fare i conti con un’obsolescenza tecnologica sulla quale non hai controllo.

Il costo di virtualizzazione di un server sarà probabilmente inferiore al solo costo annuo di manutenzione del tuo attuale, e ti rende rapidamente operativo e conforme a tutte le normative di sicurezza vigenti.

Se sei in cerca di qualche consiglio per avviare un processo di digitalizzazione della tua Impresa, puoi richiedere gratuitamente il supporto di un nostro Assistente visitando la pagina dei contatti, o avviando una chat tramite il pulsante blu in basso nella pagina.

Se invece le tue priorità riguardano il digital marketing, puoi contattare il nostro partner di Torino trovareclienti.pro A NOSTRO NOME per sfruttare lo sconto che ti verrà offerto.