Digitalizzare una Micro Impresa, si può?

Oggi rompiamo un importante tabù,

che è quello che vuol farci pensare che il digitale per le Imprese sia stato studiato a misura di MEDIO-GRANDE AZIENDA, mentre non è affatto adatto per il PICCOLO IMPRENDITORE con un fatturato inferiore al mezzo milione.

Si è arrivati a questa convinzione, perchè con i suoi termini tecnici incomprensibili, le sue complessità d’uso e le sue potenzialità futuristiche con le quali viene presentato, trasmette l’intima certezza che il Piccolo Imprenditore non potrebbe permetterselo, o quanto meno non troverebbe applicazione nella torneria o nel piccolo ufficio.

Bene, allora oggi ti spiego il perchè questa sia una grossa MIN…iera di falsità e vedremo, numeri alla mano, come invece anche una Piccola o addirittura Micro Impresa, possa godere di enormi vantaggi operativi, senza andare ad intaccare i bilanci (cioè li intaccherà eccome, ma in positivo).

Per seguirmi in questo ragionamento, ho però bisogno che ti spogli immediatamente di due cose:

La prima: cerca di correggere quella smorfia di diffidenza che hai ora, mentre stai pensando che non so di che cosa parlo e che non conosco la realtà di una micro impresa vista dal lato di chi ci lavora. (dal 1991 al 2004 ho avuto una micro impresa di famiglia, nel settore metalmeccanico, quindi so perfettamente di che cosa sto parlando)

La seconda: quella repulsione che provi ogni volta che un venditore ti vuol far credere che il suo prodotto rappresenta la magica soluzione al tuo problema, visto che naturalmente te lo vuole vendere (certo che sono un venditore, ma per avvalorare ciò che ti dirò, ti anticipo che non te lo venderò mai, ok? anzi semmai entreremo in contatto, segnalami che hai letto questo articolo, così mi ricorderò di non venderti nulla di simile!! 🙂 )

OK, INIZIAMO

Ormai che l’abbiamo citata, facciamo proprio l’esempio della micro impresa metalmeccanica (che peraltro rappresenta una fetta enorme delle micro attività italiane) e vediamo come inoculare piccole quantità di tecnologia, senza intaccare la continuità produttiva e senza distrarre il personale, ma accrescendo l’efficienza dei processi lavorativi.

Sia chiaro,

non ti immaginare che dalla sera alla mattina,

dovrai dotarti di un esoscheletro e trasformarti in

Elysium per andare al lavoro.

Anzi ti prometto che sarà molto meno doloroso di quanto immagini!

VEDIAMO COME:

Facciamo che ci sono Marito, Moglie, un Figlio e due Dipendenti nella tua Impresa, dove tuo figlio si occupa del magazzino, ordini e consegne.

La moglie lavora in ufficio, e il marito con i due dipendenti, è impegnato in produzione.

(classica formazione 4-4- figlio stacca alle 2 🙂 )

Oggi il grosso della gestione e del coordinamento dei dati aziendali, è affidato allo scambio manuale/telefonico tra i componenti della famiglia, con eccezione dell’utilizzo di un pò di e-mail verso clienti/fornitori.

Quindi la dotazione tecnologica attuale è:

• una linea telefonica fissa e una fax
• piccolo centralino telefonico
• una adsl economica
• 3 cellulari aziendali (tipicamente padre e madre con Nokia, figlio con IPhone 7 plus 256gb “papà, tanto lo scarichiamo”)

Costo attuale delle telecomunicazioni aziendali (intendo sia gli abbonamenti, che il traffico, che i materiali e gli apparati utilizzati) € 300 mensili

Quali sono le lacune di questa Impresa nella gestione dei dati?

• tutto viaggia su carta, quindi la movimentazione/archiviazione richiede spazio organizzato, tempo nelle ricerche dei documenti, indisponibilità immediata dei dati da fuori sede e rischio di smarrimento/danneggiamento dei documenti
• i dati e i documenti sono fisici, quindi è possibile doversi spostare più volte, per ottenere il documento/dato di cui si necessita
• la comunicazione tra i vari addetti è distribuita su telefoni fissi e mobili, quindi non si è sempre raggiungibili in modo efficiente e sistematico
• l’architettura di telefonia/dati e applicazioni è affidata a più fornitori esterni, e quando si verificano anomalie, qualcuno deve interrompere la propria produttività per coordinare i servizi di assistenza

CI SIAMO FIN QUI? SEI D’ACCORDO CON LA STANDARDIZZAZIONE DEL CASO SIMULATO?

Benissimo, ora veniamo al “che cosa può cambiare”:

Questa Impresa, potrebbe dotarsi di una piccola soluzione di comunicazione integrata, ovvero una soluzione che prenda la struttura da “così com’è”, e senza interrompere il loro lavoro, la renda capace di:

• acquisire e gestire i documenti nel cloud protetto, rendendoli accessibili in qualsiasi istante, in maniera condivisa, da qualsiasi dispositivo (pc aziendale, smartphone, tablet, portatile, ecc…)

• i fax saranno gestiti in modo condiviso tramite e-mail, ossia quando riceverai un fax, lo troverai come pdf in allegato alla tua posta elettronica, e potrai gestirlo come meglio credi senza carta, toner, e rischio di smarrirlo

• ogni utente potrà usare il centralino aziendale ovunque si trovi, essendo reperibile come quando si trova in azienda, e potrà chiamare anche in mobilità, presentandosi con il numero dell’azienda, come anche ricevere chiamate inoltrate dal proprio ufficio, senza dover correre alla scrivania quando il telefono fisso squilla, magari mentre eri impegnato in altra zona dell’azienda

• ogni utente potrà vedere chi degli altri è impegnato in un determinato momento, contattarlo al telefono, in videochiamata, in una chat anche multiutente (ideale per ambienti di lavoro dispersivi, per scambiare rapide informazioni senza andare avanti e indietro tra produzione e uffici)

• potranno lavorare da casa o da qualsiasi altro luogo, avendo accesso agli stessi servizi ed agli stessi dati, purchè abbiano una connessione internet (utile ad esempio per esigenze di telelavoro)

• tutti i servizi e gli apparati necessari all’operatività, sono forniti, installati, aggiornati, manutenuti, ripristinati ed assistiti da un unico interlocutore, senza scaricabarili vari

FACCIAMO DUE CONTI

Bene, ora che siamo arrivati qui, proviamo a quantificare il guadagno che deriverebbe dall’adozione di un sistema intelligente come questo (e bada bene, abbiamo parlato solo di un piccolo tassello, e non certo del massimo che si possa ottenere) che però ci aiuta ad immaginare un piccolo cambiamento..

Nella lista dei guadagni, potremo citare:

• almeno 40 minuti a testa risparmiati in un giorno, se ottimizzassimo così tanto gli spostamenti e lo scambio di informazioni (in realtà, studi eseguiti dall’ Osservatorio del Politecnico di Milano, parlano di oltre 100 minuti di media al giorno, ma noi proviamo ad essere pessimisti)
• toner e risme di carta per almeno 200€ annui in meno (e sono stato veramente basso)
• costi di manutenzione ed ammodernamento dei vari sistemi coinvolti, per almeno €300 annui (anche qui, sono abbastanza riduttivo)

Dunque: 40 minuti al giorno x 3 persone = 2 ore al giorno x 20 giorni al mese = 40 ore al mese x 11 mesi = 440 ore annue ovvero 55 giorni di lavoro risparmiati all’anno.

A QUANTO GUADAGNO EQUIVALGONO 55 GIORNI DI LAVORO?? la mia donna delle pulizie guadagna 7€ all’ora, quindi per lei equivalgono a €3080.

ORA CHE SIAMO QUI, POSSIAMO CHIUDERE CAPENDO QUANTO COSTEREBBE QUESTO TIPO DI SISTEMA DI COMUNICAZIONE INTEGRATA…

In questa configurazione, staremmo parlando di una soluzione da

€285 MENSILI TUTTO INCLUSO

vedi tu.