Digitalizzare l’Impresa, che vuol dire?

Oggi si parla ovunque di digitalizzare,

lo leggi sui giornali, lo dicono alla tv, ne parla ogni e-mail che ricevi e ne senti discutere al bar.

MA ALLA FINE, CHE COSA DIAVOLO SIGNIFICA DIGITALIZZARE LE IMPRESE?

Lo so che hai già provato ad approfondire..

Ma ogni volta lasci perdere dopo soli due paragrafi, perchè la terminologia media usata per parlarne, meriterebbe almeno un diploma classico.

Eppure sembra che non sia una roba indirizzata soltanto alle grandi Aziende, no, da qualche parte hai sentito dire che è qualcosa di importante anche per una piccola Impresa come la tua!.

Allora in questo post, proviamo a capire insieme che cosa significa digitalizzare l’Impresa, ma questa volta lo capiremo usando una lingua diversa,

una lingua che possa comodamente comprendere anche tu che fai un mestiere lontano anni luce da quel genere di terminologia.

Proviamo a capire insieme che cos’è la digitalizzazione delle Imprese, facendolo nella lingua della cazzuola, della chiave a cricchetto, e della saldatrice!

BENISSIMO, COMINCIAMO

Iniziamo quindi col comprendere a monte, la differenza fondamentale tra qualcosa di analogico e qualcosa di digitale.

Prova ora ad emettere un qualsiasi suono con la bocca, iniziando con un tono basso, e progressivamente aumentandolo fino ad urlare a squarciagola, ma senza mai cambiare la nota.

Fatto? molto bene, perchè hai appena fatto qualcosa di ANALOGICO.

Se dovessi disegnare su un grafico la curva delle tonalità che hai cambiato partendo dal leggero suono fino ad arrivare al grido, quanti diversi livelli conteresti?

sicuramente un bel pò!

Bene, prova ora ad andare al più vicino interruttore elettrico, quello della luce della tua stanza.

Prova lentamente a premere l’interruttore..

Hai sentito una specie di click? ecco, hai appena fatto qualcosa di DIGITALE.

La differenza fondamentale tra analogico e digitale, è che il primo, può avere una rappresentazione graduale ed interpretabile con una forte approssimazione.

E’ un sistema che predilige la facilità di realizzazione, ma con una notevole imprecisione.

Il digitale invece, è qualcosa che non può essere travisato, perchè è come il bianco il nero, l’acceso e lo spento, e se volessimo tradurlo nel linguaggio informatico, è lo zero e l’uno.

E’ come un alfabeto composto solo dalle lettere A e B.

Molto più semplice, non credi?

Per fare un test, tra un disco in vinile ed un file mp3 con la stessa identica canzone, ti sarebbe chiaro quale è analogico e quale digitale? certo che sì.

Bene, ora che è chiara la differenza, vediamo come questa digitalizzazione possa avere qualcosa a che fare con la tua Impresa:

QUALUNQUE MESTIERE TU FACCIA, AVRAI SICURAMENTE A CHE FARE CON DEI DATI

Dati di qualsiasi tipo,

dai manuali per l’utilizzo della tua attrezzatura, ai preventivi che invii ai tuoi clienti, gli ordini delle tue materie prime,

ed ancora le bolle di trasporto, le fatture, la corrispondenza postale, ecc..

Fino a che tutti questi dati saranno archiviati in schedari come questo,

organizzati in ordine alfabetico e traslocati di anno in anno in grossi faldoni che archivierai nell’angolo dietro alla porta degli spogliatoi dei tuoi dipendenti,

staremo parlando di una gestione documentale ANALOGICA.

Non che questa scelta debba necessariamente essere errata, ma senz’altro è dimostrabile che avrà un costo maggiore,

che non quello di passare ad una gestione documentale DIGITALE. (qui ti porto un esempio concreto)

La cassettiera la acquisti una volta sola, certo; lo spazio per i faldoni ce l’hai già, non devi affittarlo, questo lo so.

Ma se parlassimo di spreco di tempi per il reperimento e la movimentazione di questi documenti, il rischio di smarrimento, danneggiamento, e la limitazione nel non poterli avere sempre a disposizione, ovunque tu ti trovi,

allora stiamo parlando di un costo da inefficentamento, che ti assicuro essere al giorno d’oggi, un costo molto più alto di quanto credi.

LE TUE LINEE TELEFONICHE E IL TUO FAX

Ma che cosa c’entrano ora le tue linee telefoniche? c’entrano… c’entrano eccome..

Parliamo tutti i giorni del costo della telefonia in azienda, no?

di quanto sia dispersivo dover pagare per avere le linee in ufficio, per te che lavori quasi sempre fuori sede.

E di quanto poco sia ottimizzato,

dover dotare i tuoi collaboratori di linee cellulari per quelle poche volte che escono dall’azienda per una commissione o una rapida consegna.

Eppure scommetto che non sapevi che grazie alla digitalizzazione, ora puoi usare la stessa linea telefonica, con lo stesso numero, sia quando sei in giro che quando sei in ufficio, pagandola soltanto una volta.

Ma vogliamo parlare forse del fax? dai forza, dimmi il tuo sincero parere sul fax..

Anzi no, te lo dico io il tuo parere:

Tra il costo della linea, quello della carta e dei toner, per ricevere tre fax alla settimana, di cui due sono delle pubblicità! io l’ho già detto a tutti di mandarmi le e-mail,

ma qualcuno ancora non lo vuole capire ed io per non perdere ordini e comunicazioni, e per quell’ente che ancora vuole le documentazioni solo via fax, sono costretto a sprecare un sacco di soldi!

Che ne dici? ho colto nel segno?

Scommetto non sapessi che puoi ricevere ed inviare fax direttamente dalla tua casella e-mail.. vero?

Pensa che comodità, e quanti euro risparmieresti.

Riceveresti i fax in pdf, e decideresti tu se inoltrarli, stamparli o semplicemente, CANCELLARLI!

Ma come puoi comprendere da te, questo non lo potrai fare in analogico..

UN ULTIMO BANALE ESEMPIO: L’ORGANIZZAZIONE DEI TUOI IMPEGNI

Me ne rendo conto, proprio perchè sei un piccolo Imprenditore, tendi ad accentrare tutti gli impegni importanti, cercando di ottimizzare i tempi e correndo tutto il giorno da una parte all’altra.

Dividendoti tra rogne di produzione in azienda, incontri con i tuoi fornitori e clienti, banche, enti e commissioni personali.

Per non parlare di quei rompiscatole di Commerciali come me che ti fanno perdere tempo 🙂 ,

e fai bene, perchè in un mercato come quello di oggi, chi si ferma è davvero perduto.

Ma credi che sia ancora la miglior scelta, quella di annotarti gli impegni della settimana, accanto agli onomastici sul calendario con le donnine che hai attaccato al muro dell’ufficio?

oppure, su quell’agenda che tutti gli anni ti regala la tua banca?

Con tutto il rischio di dimenticartela da qualche parte, e finire per telefonare 5 volte al giorno alla tua Segretaria per chiederle di controllare cosa dovrai fare nell’ora successiva, perdendo così tempo in due?

Sono convinto che lavoreresti molto meglio, se dal tuo telefono, dal pc dell’ufficio, e da qualsiasi altro dispositivo che già hai, lavorassi su un calendario DIGITALE condiviso.

Così da poterti aiutare con una condivisione degli impegni sempre aggiornata, visibile a tutti i tuoi assistenti, e che ti aiuti nelle piccole necessità quotidiane come:

• avvisarti quando è ora di partire

• informarti sul tempo di percorrenza in funzione del traffico del momento

• calcolarti il tragitto migliore

• avvisarti se le altre persone avranno contrattempi dell’ultimo minuto

• avere a disposizione gli appunti e i documenti necessari, in automatico al momento dell’impegno

TI SEMBRA QUALCOSA DI FUTURISTICO?

beh ti sbagli, perchè non solo è qualcosa di semplicissimo anche per chi non ha dimestichezza con la tecnologia

(ti assicuro che se hai uno smartphone, anche ad un livello base, sai già fare cose molto più complicate di questa)

ma è anche estremamente comodo, ti farà risparmiare un sacco di tempo e stress, ed è pure gratis! ma come puoi immaginare, è DIGITALE.

Gli esempi che potrei proseguire a farti sono almeno alcune decine, ma mi fermo qui.

CONCLUSIONE

Vorrei solo averti schiarito almeno un pò le idee sul che cosa significhi in soldoni, iniziare un processo di digitalizzazione della tua Impresa.

In questo momento storico, mettere in campo quelle piccole azioni che ti permettono di massimizzare l’operatività, non è affatto uno scherzo.

Ma come ogni cambiamento che passa da temi per i quali non hai personali competenze, in una fase di mercato in cui non puoi nemmeno permetterti il tempo per esperimenti,

è importante che questo tipo di passi, tu non li compia da solo con dei salti nel buio basati su consigli di chi la tua giornata tipo non la conosce nemmeno.

Se posso permettermi un consiglio, inizia dalle piccole cose.

Cerca di dotarti di quel tantino che ti permetta di iniziare a guadagnare un’ora al giorno di tempo, a parità di produttività.

Se la cosa ti piacerà e ci prenderai gusto, allora potrai iniziare a pensare in grande.

Ma non lanciarti da zero in investimenti pensando di risolvere così un problema,

perchè avresti solo l’effetto di sobbarcarti costi per servizi per i quali la tua realtà non è davvero pronta.

E in quel caso, e te lo dico per esperienza, l’unico risultato sarebbe uno spreco di denaro, ed il pentimento di un ennesimo esperimento finito male,

che sicuramente ti farà chiudere la porta a future innovazioni, riportandoti alla condizione mentale che avevi quando hai iniziato questa lettura, pensando:

Digitalizzare non fa per me